In den „GoBD“ vom 14.11.2014 verlangt das BMF auch eine aussagefähige, aktuelle "Verfahrensdokumentation" (VD). Bleiben Sie ruhig, mit unserer Vorlage, die die vier möglichen Belegarten beschreibt, haben Sie auch dieses Thema bald vom Tisch!
Abschlussprüfungen seit Januar 2015 fassen inzwischen „Einzelfeststellungen zur Ordnungsmäßigkeit“ zusammen. An erster Stelle heißt es jetzt meist: „Eine System- bzw. Verfahrensdokumentation konnte für den Prüfungszeitraum nicht vorgelegt werden“.
Bleiben Sie ruhig, aber nicht untätig:
Es wird nicht gleich Verworfen und/oder geschätzt. Die Finanzverwaltung unterscheidet, ob das materielle (wertmäßige) Ergebnis durch formelle Fehler beeinflusst ist, und unterscheidet einfache und schwerwiegende Mängel.
Als schwerwiegend gilt zwar auch erst mal eine fehlende/unvollständige VD, die die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt. Aber nach Randziffer 155 der GoBD gilt: "Beeinträchtigt eine fehlende/ungenügende VD die Nachvollziehbarkeit/-prüfbarkeit nicht, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann."
Außerdem: Beanstandet der Prüfer Ihre Buchführung, muss er Ihnen erklären, warum und in welchen Punkten.
Mit unserer Vorlage beschreiben Sie die täglichen Prozesse des Belegempfangs, der -weitergabe, -verbuchung, -vernichtung etc., und zwar für vier Belegtypen:
- buchführungs-/aufzeichnungspflichtige Belege, die originär
auf Papier vorliegen/eingehen - auf Papier vorlagen/eingehen und gescannt/digitalisiert werden (ohne Vernichtung)
- digital eingehen/empfangen werden
- auf Papier vorliegen und ersetzend gescannt/digitalisiert werden
Arbeiten Sie mit dem Word-Dokument - das PDF enthält alle Erläuterungen, die Sie dazu brauchen.
Wenn Sie noch keine Gelegenheit hatten, eine Informationsveranstaltung zu besuchen, haben sIe am 22. August und 20. September Gelegenheit dazu (Infos unter Termine).
