Auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung heißt es bisher: Der Arbeitgeber ist zur Führung von Entgeltunterlagen verpflichtet. Diese sind so zu gestalten, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnungen des Arbeitgebers vermitteln können. Die Angaben sind vollständig, richtig und chronologisch geordnet zu dokumentieren. Entgeltunterlagen müssen in deutscher Sprache geführt werden. Sie können auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. Seit dem 1. Januar 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen (beispielsweise Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, Entsendung, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse) in elektronischer Form vorliegen. Der Arbeitgeber kann sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis 31. Dezember 2026 von der Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen befreien lassen.
Aber ab dem 1. Januar 2027 gilt in Deutschland für alle Arbeitgeber eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Führung von Entgelt- und Sozialversicherungunterlagen gemäß der Beitragsverfahrensverordnung. Eine allgemeine Pflicht für eine komplett digitale Personalakte (mit allen Dokumenten wie Zeugnissen oder klassischen Bewerbungsunterlagen) gibt es hingegen nicht. Die bisherige Möglichkeit, sich von der Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlage befreien zu lassen, endet am Jahresende.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf dieser Seite des Bundesverbandes.